最近はIT機器の普及により、スマートフォンを始めIT機器を個人で使用している方は多いと思います。仕事でも個人的に使用している方は多いと思いますが、複数で使用するものについては紙ベース、特に回覧や掲示については、紙を使用されている場面は多いと思います。

　もちろん、紙の方が簡単に見たり渡したりでき、楽と感じるかと思います。でも当法人では情報共有・個人連絡・文書管理を電子化しています。理由は業務効率化に大きく役立っているからです。

　当法人では、desknet's NEO【デスクネッツネオ】という情報共有ソフト（グループウェア）を使用しています。

　導入前の情報共有や連絡手段は、前述の通り口頭や書面で行っていました。ですが、この方法は連絡忘れや紛失リスクが高く、職員の「知らない」「聞いていない」が多発していました。法人内で使用する様式もEメール等で渡す必要があり、様式データを使用するまで時間を要していました。

　導入後は、このグループウェアの職員個々及び複数にデータ連絡できる"回覧・レポート"機能と掲示板を担う"インフォメーション"機能にて情報共有・連絡手段は解決、法人内使用文書も"文書管理"機能にて解決しております。そして記録は、全てデータ保存されますので基本的に無くなりません。

　また、電子申請・決裁できる"ワークフロー"機能、施設内設備（OA機器、お部屋等）の予約できる"設備予約"機能等、このグループウェアで既存業務の効率化やその他機能でのさらなる効率化を図る予定です。

　まずどのようなものかご覧になりたい方はこちら（URL）です。　→　https://www.desknets.com

　ペーパーレス・報連相のリスク管理、ぜひ参考にしてはいかがでしょうか？